1. Veri sorumlusu
Veri sorumlusu Evern Teknoloji Ticaret A.Ş.'dir ("Speara"). Adres: Akdeniz, Atatürk Cd. No:126, 35210 Konak/İzmir. MERSİS: 0382051155500001. E-posta: contact@speara.io. Başvuru usulü Bölüm 10'da açıklanır.
2. Toplama yöntemleri
Veriler; hesap ve kayıt formları, yapılandırılmış profil oluşturma adımları ve bu sırada kaydedilen tamamlanmamış taslaklar, hesap ve profil ekranları, kullanıcının girdiği harici ilan bilgileri, Tracker durum ve notları, Connect akışları, kurum doğrulama ve yönlendirme kodları, destek ve geri bildirim kanalları, satın alma işlemleri, platform kullanım ve güvenlik kayıtları ile çerez ve benzeri teknolojiler üzerinden otomatik veya otomatik olmayan yollarla toplanır.
2.1 Yaş sınırı ve serbest metinler
Platform yalnızca 18 yaşını doldurmuş kişilere yöneliktir. Speara, 18 yaşından küçük kişilerden bilerek kişisel veri toplamayı amaçlamaz. Böyle bir hesabın tespit edilmesi halinde, hukuki saklama yükümlülükleri saklı kalmak üzere hesap ve ilişkili veriler silinir veya erişime kapatılır.
Speara, kullanıcıların serbest metin alanlarına özel nitelikli kişisel veri veya üçüncü kişilere ait gereksiz kişisel veri eklemesini talep etmez. Kullanıcının kendi inisiyatifiyle eklediği bilgiler, talep ettiği özelliğin çalıştırılması kapsamında işlenebilir ve ilgili hizmet sağlayıcılarına aktarılabilir.
3. İşleme envanteri
| Veri kategorisi | Amaç | Hukuki sebep | Alıcı kategorisi | Saklama |
|---|---|---|---|---|
| Kimlik ve iletişim | Hesap açma, doğrulama, güvenlik ve hizmet iletişimi | KVKK m.5/2(c) sözleşmenin kurulması veya ifası; m.5/2(f) meşru menfaat | Barındırma ve veri tabanı sağlayıcıları Render ve Supabase; işlem e-postası sağlayıcısı Resend; destek e-postası sağlayıcısı Google. Kimlik doğrulama Speara uygulamasında yürütülür. | Hesap silindiğinde giriş e-postası değiştirilir ve kimlik doğrulama bilgileri temizlenir. Sözleşme, şartlar ve aydınlatma metninin sunumuna ilişkin ispat kayıtları, hesap ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl saklanır. |
| Kariyer profili ve tercihleri | Yapılandırılmış profil oluşturma, canlı özgeçmiş, portfolyo, başvuru desteği ve kullanıcı tercihlerinin yönetimi | KVKK m.5/2(c) sözleşmenin kurulması veya ifası; güvenlik ve hizmetin geliştirilmesi amaçlarıyla sınırlı olarak m.5/2(f) meşru menfaat | Hizmetin sunulması için gerekli yapay zeka ve teknik altyapı sağlayıcıları; Bölüm 4’te açıklanan görünürlük kuralları kapsamında diğer Connect kullanıcıları | Kullanıcı silene veya hesap kapanana kadar. Speara, hizmet sürekliliği ve güvenlik amacıyla ileride yedekleme sistemleri kullanabilir. Yedekleme devreye alındığında belirlenen saklama, silme, erişim ve geri yükleme kontrollerine tabi tutulur. |
| Platform kullanım ve destek hakkı kayıtları | Profil oluşturma aşamaları, destek hakkı tanımlama ve kullanım hareketleri, yönlendirme ilişkileri ve ilgili işlem zamanları; hizmetin yürütülmesi, hak ve bakiye takibi ve kullanım analizi. | KVKK m.5/2(c) sözleşmenin ifası; m.5/2(f) meşru menfaat | Barındırma ve veri tabanı sağlayıcıları Render ve Supabase. | Profil oluşturma aşaması kayıtları hesap silindiğinde kaldırılır. Destek hakkı, hediye, kullanım ve yönlendirme hareketleri işlemin gerçekleşmesinden itibaren 3 yıl saklanır; mali kayda dönüşen bilgiler ilgili yasal süre boyunca tutulur. |
| Platform geri bildirimleri | Kullanıcı hesabıyla ilişkilendirilen geri bildirim metni, dil ve gönderim zamanı; geri bildirimin değerlendirilmesi ve hizmetin geliştirilmesi. | KVKK m.5/2(f) meşru menfaat; geri bildirim aynı zamanda hizmet talebiyse m.5/2(c) sözleşmenin ifası | Barındırma ve veri tabanı sağlayıcıları Render ve Supabase. | Hesap silindiğinde veya geri bildirimin değerlendirilmesinden itibaren en geç 2 yıl içinde kaldırılır; bir uyuşmazlıkla ilgili kayıtlar gerekli süre boyunca saklanabilir. |
| Kurum doğrulama ve yönlendirme kayıtları | Kullanıcı hesabıyla ilişkilendirilen kurum, kurum veya yönlendirme kodunun kaynağı, doğrulama durumu ve doğrulama zamanı; kurum doğrulamasının ve ilgili erişim veya yönlendirme işlemlerinin yürütülmesi. | KVKK m.5/2(c) sözleşmenin ifası; kod güvenliği ve kötüye kullanımın önlenmesi için m.5/2(f) meşru menfaat | İlgili kullanıcı ve hizmetin sunulması için gerekli teknik altyapı sağlayıcıları. Kurumlara veya diğer dağıtım ortaklarına kullanıcı verisi ya da rapor aktarılmaz. | Doğrulama kaydı hesap silindiğinde kaldırılır. Yönlendirme ve kod kullanım hareketleri, kötüye kullanımın önlenmesi ve işlem ispatı amacıyla işlemin gerçekleşmesinden itibaren 3 yıl saklanır. |
| Connect | Kurucu profili, aranan kurucu ölçütleri, zorunlu ölçütler, eşleşme ve bağlantı talepleri | KVKK m.5/2(c) sözleşmenin ifası; güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi için m.5/2(f) meşru menfaat | Bölüm 4’te açıklanan görünürlük kuralları kapsamında diğer Connect kullanıcıları; hizmetin sunulması için gerekli teknik altyapı sağlayıcıları. | Connect profil, tercih, öneri, bağlantı talebi ve bağlantı kayıtları hesap silindiğinde ana uygulama veri tabanından kaldırılır. |
| Başvuru ve etkileşim kayıtları | Kullanıcının girdiği şirket, pozisyon, ilan açıklaması ve varsa ilan bağlantısı; kaydedilen başvuru durumu ve notlar; başvuru destek içeriklerinin oluşturulması ve sürecin takibi. | KVKK m.5/2(c) sözleşmenin ifası; m.5/2(e) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması; m.5/2(f) meşru menfaat | İşveren alıcısı bulunmaz; teknik altyapı sağlayıcıları ve hukuken zorunlu hallerde yetkili merciler | Tracker kayıtları, kullanıcının girdiği harici ilan bilgileri ve oluşturulan başvuru destek içerikleri hesap silindiğinde kaldırılır. Bir uyuşmazlıkla ilgili ayrı kayıtlar, uyuşmazlığın kesin olarak sonuçlanmasından itibaren 3 yıl saklanabilir. |
| Ödeme, fatura, işlem | Başvuru Destek Paketi satın alımları, tahsilat, fatura, muhasebe, vergi, iade ve işlem kayıtları | 5/2(c), 5/2(ç) | Iyzico/ödeme kuruluşu, Paraşüt/muhasebe, banka, mali müşavir, makamlar | İlgili mali kayıt için 10 yıl |
| AI girdileri ve çıktıları | Canlı özgeçmiş, ön yazı, mülakat hazırlığı, takip e-postası ve benzeri kullanıcı destek çıktılarının üretilmesi; güvenlik | KVKK m.5/2(c) sözleşmenin ifası; güvenlik için m.5/2(f) meşru menfaat | İlgili kullanıcı ve hizmetin sunulması için gerekli yapay zeka ve teknik altyapı sağlayıcıları | Speara hesabında tutulan içerikler hesap silindiğinde kaldırılır. OpenAI Responses API bakımından varsayılan uygulama durumu saklama süresi en az 30 gündür; kötüye kullanım denetimi kayıtları kural olarak 30 güne kadar tutulabilir. Kanuni zorunluluk ve güvenlik istisnaları saklıdır. Veriler model eğitimi için kullanılmaz. |
| Teknik ve güvenlik kayıtları | Kimlik doğrulama, olay önleme, delil | 5/2(f), 5/2(e), 5/2(ç) | Hosting, güvenlik, kayıt sağlayıcıları; makamlar | Rutin teknik ve güvenlik kayıtları oluşturulma tarihinden itibaren azami 2 yıl saklanır. Bir güvenlik olayı veya uyuşmazlıkla ilgili kayıtlar, olay veya uyuşmazlığın kesin olarak sonuçlanmasından itibaren 3 yıl tutulabilir. |
| Destek ve şikayet | Talep çözümü, hak yönetimi | 5/2(c), 5/2(e), 5/2(f) | Destek e-postalarının barındırılması için Google; hukuken gerekli danışmanlar ve yetkili merciler | Talebin kapanmasından itibaren 3 yıl. Saklama ve silme işlemleri Google Workspace'in sözleşmesel ve teknik imkanları kapsamında yürütülür. |
| Çerezler ve tarayıcı depolama kayıtları | Oturumun yürütülmesi, güvenlik, dil ve tema tercihlerinin hatırlanması, geçici form ve arayüz durumunun korunması. | Zorunlu çerezlerde 5/2(c)/(f); opsiyonelde açık rıza | Speara ve oturum işlemlerinin yürütülmesi için gerekli barındırma altyapısı sağlayıcısı Render. | Oturum çerezi 4 saat geçerlidir ve uygulama kullanımıyla yenilenir. Dil çerezi 1 yıl saklanır. Tema tercihi yerel depolamada temizlenene kadar tutulur. Geçici form ve arayüz kayıtları sekme oturumu boyunca saklanır; tarayıcının oturum geri yükleme özelliği bu süreyi uzatabilir. Zorunlu olmayan analitik veya performans teknolojileri açık rıza olmadan çalıştırılmaz. |
4. Platform özellikleri, veri görünürlüğü ve otomatik araçlar
Speara, kullanıcının belirlediği arama ölçütlerine göre üçüncü taraf internet sitelerinde yayımlanan iş ilanlarını kullanıcıya gösterebilir. Kullanıcı, üçüncü taraflarda bulduğu iş ilanına ilişkin bilgileri Speara'ya girerek başvuru destek içerikleri oluşturabilir ve başvuru sürecini Tracker üzerinden takip edebilir. Bu akışta Speara kullanıcı adına işverene başvuru yapmaz, başvuru veya takip e-postası göndermez ve kullanıcının profilini işverene iletmez. Başvuru kararı ve işlemi kullanıcı tarafından ilgili üçüncü taraf ortamında gerçekleştirilir.
Speara’nın canlı özgeçmiş, portfolyo, başvuru desteği, ön yazı, mülakat hazırlığı, takip e-postası ve benzeri özellikleri kapsamında ürettiği içerikler kullanıcıya destek amacı taşır; işe alım kararı, aday seçimi veya işveren adına değerlendirme oluşturmaz.
Talep edilen içeriğin oluşturulması için, kullanılan özelliğe göre eğitim ve kariyer bilgileri, yetkinlikler, ilgi alanları, kullanıcının sağladığı açıklamalar ve ilgili iş ilanı bilgileri yapay zeka hizmet sağlayıcısına aktarılır. Profildeki ad soyad, e-posta, telefon ve kişisel konum alanları ayrı veri alanları olarak aktarılmaz. Kullanıcının serbest metinlere kendisinin eklediği bilgiler ise ilgili içeriğin parçası olarak işlenebilir.
Connect kapsamında kurucu profiliniz ile ilgili kariyer, konum ve tercih bilgileriniz, kurucu eşleşmesi ve bağlantı kurulması amacıyla diğer Connect kullanıcılarına gösterilebilir. Karşılıklı bağlantı kurulduğunda ad soyadınız ve hesap e-posta adresiniz paylaşılır. Öneriler, profil ve tercih bilgileriniz kullanılarak otomatik olarak oluşturulur.
4.1 Kurum doğrulama kayıtları
Kurum doğrulama özelliğinde kullanıcı hesabı, ilgili kurum ve kullanılan doğrulama veya yönlendirme kodunun kaynağı ile ilişkilendirilir. Doğrulama durumu ve zamanı kaydedilir. Kurum yönlendirme koduyla yapılan kayıt işlemi de kurum doğrulama kaydı oluşturabilir.
5. Alıcılar ve aktarım amaçları
Veriler; hizmeti sunmak için barındırma ve veri tabanı, yapay zeka, işlem ve destek e-postası, ödeme ve muhasebe sağlayıcılarına; Bölüm 4'te açıklanan görünürlük kuralları kapsamında diğer Connect kullanıcılarına; hukuki zorunluluk veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması amacıyla danışmanlara, denetçilere ve yetkili mercilere aktarılabilir. Harici ilanlara yönelik başvuru destek akışında Speara, kullanıcının profilini veya hazırlanan başvuru içeriklerini işverene iletmez. Speara kişisel verileri satmaz.
Speara, kullanıcıların kimliğini belirlemeye imkan veren bireysel kullanım verilerini kurumlarla paylaşmaz. Anonim veya ilgili kişilerle ilişkilendirilemeyecek şekilde toplulaştırılmış istatistikler kişisel veri niteliğinde değildir ve ayrıca değerlendirilebilir.
Kurum ve yönlendirme kodlarının kaynağı, ilgili hesap ve kullanım kayıtlarıyla ilişkilendirilir. Bu kayıtlar yalnız platformun kurum doğrulama, erişim ve yönlendirme işlemleri için tutulur; mevcut durumda kurumlara partner raporlaması yapılmaz.
6. Yurt dışına aktarım
Kişisel veriler, Speara’nın kullandığı yurt dışında yerleşik teknoloji, barındırma, veritabanı, iletişim ve destek hizmeti sağlayıcıları tarafından, ilgili hizmetin sunulması için gerekli olduğu ölçüde işlenebilmektedir. Hizmet sağlayıcılara iletilen veriler, kullanılan özellik için gerekli alanlarla sınırlandırılır.
Aşağıda, hizmetin sunulmasında kullanılan yurt dışı sağlayıcılar, işlenen veri kategorileri ve hizmet bölgeleri gösterilmektedir.
OpenAI için model eğitimi amacıyla veri paylaşımı kapalıdır. Kullanıcının serbest metin alanlarına eklediği bilgiler ilgili yapay zeka isteğine dahil olabilir.
| Sağlayıcı/kategori | Veri | Ülke/bölge | Rol |
|---|---|---|---|
| Render (uygulama barındırma) | Hesap, profil, platform kullanım verileri ile uygulama ve güvenlik kayıtları. | Birincil barındırma bölgesi: Frankfurt, Almanya. Sözleşme/DPA kapsamındaki destek ve alt işleyen erişimleri ayrıca değerlendirilir. | Veri işleyen |
| Supabase (veri tabanı) | Hesap, profil ve uygulama veri tabanı kayıtları ile kimlik doğrulama ve güvenlik kayıtları. | Birincil veri tabanı bölgesi: Frankfurt, Almanya. Sözleşme/DPA kapsamındaki destek ve alt işleyen erişimleri ayrıca değerlendirilir. | Veri işleyen |
| OpenAI | Kullanılan özelliğe göre deneyim açıklamaları, eğitim ve kariyer bilgileri, yetkinlikler, ilgi alanları, iş ilanı bilgileri ve oluşturulan içerikler; ayrıntılar Bölüm 4’te açıklanmıştır. | Yurt dışı; bölgesel veri yerleşimi veya işleme kısıtı yapılandırılmamıştır. | Veri işleyen |
| Resend | Alıcı e-posta adresi, ileti içerikleri, hesap doğrulama ve şifre sıfırlama bağlantıları, varsa fatura PDF ekleri ve gönderim kayıtları. | ABD (veri saklama); İrlanda (e-posta gönderimi). | Veri işleyen |
| Google Workspace (destek e-postası) | Gönderenin e-posta adresi, destek talebi ve yazışma içeriği, kullanıcının gönderdiği ekler ve ileti üstverileri. | Google’ın küresel altyapısı; varsayılan ayarlar, özel veri bölgesi seçilmemiştir. | Veri işleyen |
7. Güvenlik ve ihlal
Speara riskle orantılı erişim kontrolü, kimlik doğrulama, kayıt, aktarım güvenliği, yetki ayrımı ve tedarikçi yönetimi önlemleri uygular. Hiçbir sistem mutlak güvenli değildir. Bildirimi gerektiren bir kişisel veri ihlalinde Kuruma, ihlalin öğrenilmesinden itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde; etkilenen kişilere ise makul olan en kısa sürede bildirim süreci yürütülür.
8. Silme, anonimleştirme ve yedek
Hesap silindiğinde kariyer profili, başvuru destek içerikleri, Tracker, Connect, taslak, geri bildirim ve kurum doğrulama kayıtları ana uygulama veri tabanından kaldırılır; yapay zeka iş kayıtlarındaki kullanıcı içerikleri temizlenir. Mali kayıtlar, destek hakkı ve kullanım hareketleri, yönlendirme veya kod kullanım kayıtları ile sözleşme ve aydınlatma kayıtları yalnız Bölüm 3'te belirtilen amaç ve sürelerle sınırlı olarak saklanır.
Saklama süresi sona erdiğinde kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Hukuki talep, soruşturma, ödeme itirazı, dolandırıcılık veya güvenlik olayı varsa ilgili kayıt yalnız gerekli kapsam ve süreyle korunabilir. Speara şu anda kendi işlettiği bir veri tabanı yedekleme düzeni kullanmamaktadır. İleride yedekleme devreye alınırsa yedekler için saklama, silme, erişim ve geri yükleme kontrolleri uygulanır.
9. İlgili kişi hakları
KVKK m.11 kapsamında veri işlenip işlenmediğini öğrenme; bilgi talep etme; amacı ve amaca uygun kullanımı öğrenme; yurt içi/yurt dışı alıcıları bilme; eksik/yanlış veriyi düzeltme; şartları varsa silme/yok etme; düzeltme/silmeyi alıcılara bildirtme; yalnız otomatik analizle aleyhe sonuca itiraz; kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep hakları vardır.
10. Başvuru yöntemi
Başvurular; kimliği doğrulayacak bilgiler, talep ve varsa hesap e-postasıyla Akdeniz, Atatürk Cd. No:126, 35210 Konak/İzmir adresine yazılı olarak veya Speara sistemlerinde kayıtlı ve ilgili kişi tarafından daha önce bildirilmiş e-posta adresi üzerinden contact@speara.io adresine ya da mevzuatın kabul ettiği diğer yöntemlerden biri kullanılarak yapılabilir. Speara ek kimlik doğrulaması isteyebilir; gereksiz kimlik belgesi kopyası talep etmez. Başvurular en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde, kural olarak ücretsiz yanıtlanır; Kurul tarifesindeki maliyetler saklıdır.
11. Güncelleme ve iletişim
Bu Aydınlatma Metni kişisel veriler işlenmeden önce veya en geç elde edilme sırasında uygun kanalla sunulur. Sunum kaydı tutulabilir; bu kayıt metnin kabul edildiği veya açık rıza verildiği anlamına gelmez. Maddi değişiklikler yürürlükten önce uygun kanalla duyurulur. İletişim: contact@speara.io | Akdeniz, Atatürk Cd. No:126, 35210 Konak/İzmir.